Admin Purchasing PT Aisin Indonesia, Cikarang

Tugas dan Tanggung Jawab

• Mengelola pembuatan, peninjauan, dan pengarsipan purchase order harian dengan memastikan kecocokan data antara permintaan internal, penawaran vendor, serta batas waktu pengiriman yang disepakati, sehingga tidak terjadi keterlambatan material produksi.
• Memantau status pesanan dari awal hingga barang diterima gudang, termasuk melakukan follow-up proaktif kepada pemasok, mengupdate jadwal kedatangan, serta melaporkan potensi risiko keterlambatan agar tim produksi dapat menyiapkan rencana pengganti.
• Memeriksa kelengkapan dokumen seperti surat jalan, faktur, dan bukti penerimaan barang; mencocokkan kuantitas, spesifikasi, dan harga di sistem untuk mendukung proses three-way matching dan mempercepat validasi pembayaran kepada pemasok.
• Memelihara database pemasok yang akurat, termasuk data kontak, kategori material, syarat pembayaran, dan performa pengiriman; menyusun rekap berkala sebagai dasar evaluasi pemasok dan perbaikan layanan secara berkelanjutan.
• Berkoordinasi dengan gudang, produksi, dan kualitas untuk menindaklanjuti selisih barang atau ketidaksesuaian spesifikasi; menyusun catatan insiden sederhana yang mudah ditindaklanjuti oleh pihak terkait tanpa menghambat alur produksi.
• Memproses permintaan penawaran (RFQ) sederhana, mengumpulkan harga dari beberapa pemasok, membuat perbandingan yang jelas dan mudah dibaca, serta merekomendasikan opsi terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan ketersediaan stok.
• Memastikan data di sistem ERP/Excel selalu mutakhir, termasuk kode material, satuan, minimal order, dan lead time; melakukan pemeriksaan harian untuk mencegah kesalahan input yang dapat berdampak pada perencanaan produksi.
• Menyusun laporan rutin seperti rekap PO, ketepatan waktu pengiriman, dan status tagihan; menyajikan ringkasan yang ringkas namun lengkap kepada atasan untuk membantu pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

Kualifikasi

• Lulusan minimal D3/S1 semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau Teknik Industri, dengan minat kuat pada pengadaan dan administrasi data.
• Terbiasa menggunakan Microsoft Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot sederhana) atau sistem ERP untuk input dan pelacakan data pengadaan harian.
• Teliti, rapi, dan konsisten dalam pencatatan; nyaman bekerja dengan deadline serta volume data yang berulang tanpa mengurangi ketepatan.
• Komunikatif dan sopan saat berkoordinasi dengan vendor, gudang, produksi, dan tim keuangan, baik melalui email, pesan, maupun tatap muka.
• Mampu membaca dokumen dasar pembelian: penawaran, PO, faktur, serta memahami istilah umum pengiriman dan pembayaran.
• Memiliki pemahaman dasar alur pengadaan di perusahaan manufaktur atau otomotif menjadi nilai tambah yang relevan.
• Mampu bekerja mandiri maupun dalam tim, proaktif menyampaikan kendala, serta terbuka terhadap perbaikan proses kerja.
• Bersedia ditempatkan di Cikarang dan mengikuti jam kerja pabrik dengan kemungkinan lembur bila dibutuhkan.
• Pengalaman 0–2 tahun di area purchasing/administrasi diterima; pengalaman lebih akan menjadi nilai plus.
• Integritas tinggi; menjaga kerahasiaan harga, data pemasok, dan dokumen perusahaan sesuai kebijakan yang berlaku.

Berkas Yang Dibutuhkan

• Curriculum Vitae terbaru yang ringkas, menyoroti pengalaman administrasi, kemampuan Excel, serta proyek kecil terkait pengadaan.
• Surat lamaran yang ditujukan kepada HR PT Aisin Indonesia, menjelaskan minat pada posisi Admin Purchasing.
• Salinan ijazah dan transkrip nilai terakhir yang jelas dan mudah terbaca.
• Salinan KTP dan kartu keluarga (jika diminta) untuk keperluan administrasi awal.
• Sertifikat pendukung seperti pelatihan Excel, administrasi, atau kursus ERP bila ada.
• Portofolio sederhana: contoh laporan rekap, tabel perbandingan harga, atau template PO yang pernah dibuat.
• Surat pengalaman kerja/magang (jika ada) yang relevan dengan fungsi administrasi atau pembelian.
• Pas foto terbaru dengan latar polos sesuai standar perusahaan.
• Daftar referensi kerja (opsional) dengan kontak yang dapat dihubungi.
• Dokumen lain yang diminta saat proses seleksi, seperti SKCK atau surat keterangan sehat.

Benefit dan Kompensasi

• Gaji kompetitif sesuai standar industri otomotif, dengan peninjauan berkala berdasarkan kinerja dan kontribusi terhadap kelancaran pengadaan.
• Tunjangan makan dan transport yang membantu biaya harian, sehingga karyawan dapat fokus pada tugas administrasi dan koordinasi.
• BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan program perlindungan lain sesuai peraturan, untuk rasa aman saat bekerja.
• Kesempatan pelatihan internal, termasuk penggunaan ERP dan peningkatan kemampuan Excel, mendukung pengembangan karier bertahap.
• Tunjangan lembur sesuai kebijakan perusahaan ketika pekerjaan membutuhkan penyelesaian di luar jam normal.
• Lingkungan kerja yang terstruktur dengan alur dan dokumen jelas, mendorong kebiasaan kerja rapi dan tertib.
• Potensi pengembangan karier menuju posisi buyer junior atau analis pengadaan setelah menunjukkan kinerja stabil dan inisiatif.
• Program kesejahteraan karyawan seperti pemeriksaan kesehatan berkala dan kegiatan kebersamaan untuk memperkuat kolaborasi tim.

Tantangan dan Peluang

• Mengelola banyak pesanan dalam waktu bersamaan menuntut ketelitian ekstra, namun memberikan peluang mengasah kemampuan prioritas dan pengaturan waktu yang kuat.
• Perubahan jadwal produksi dapat memengaruhi rencana pembelian, tetapi menjadi kesempatan belajar menyiapkan opsi cadangan dan komunikasi efektif dengan pemasok.
• Perbedaan spesifikasi atau ketidaksesuaian barang perlu penanganan cepat, memberi pengalaman praktis menyelesaikan masalah tanpa mengganggu alur produksi.
• Harga material yang berubah-ubah menuntut perbandingan teliti, sekaligus membuka peluang memahami strategi negosiasi sederhana yang menguntungkan perusahaan.
• Kebutuhan dokumentasi yang rapi mungkin terasa repetitif, namun melatih konsistensi, akurasi, dan kepatuhan pada standar audit internal.
• Koordinasi lintas divisi terkadang menantang, tetapi memperluas jejaring internal dan pemahaman menyeluruh tentang proses bisnis manufaktur.
• Penggunaan ERP memerlukan adaptasi, sekaligus memberikan keunggulan teknis yang berguna untuk langkah karier berikutnya di bidang pengadaan.
• Target ketepatan waktu pengiriman ketat mendorong ketegasan dalam follow-up, membangun kepercayaan pemasok dan reputasi profesional pribadi.

Kesimpulan

Posisi Admin Purchasing PT Aisin Indonesia di Cikarang cocok untuk Anda yang teliti, senang dengan data, dan mampu berkoordinasi dengan banyak pihak. Selain pros berupa paparan industri otomotif, pelatihan, serta peluang karier menuju buyer, peran ini juga memberikan lingkungan kerja yang tertata dan jelas. Jika Anda memenuhi kualifikasi dan siap menghadapi tantangan pengadaan, kirimkan lamaran terbaik Anda.

FAQ

Apakah lulusan baru dapat melamar?

Ya, lulusan baru diperbolehkan melamar selama memiliki kemampuan administrasi dasar, kemauan belajar, dan ketelitian yang baik.

Bagaimana proses rekrutmen biasanya berlangsung?

Umumnya meliputi seleksi berkas, tes dasar (bila diperlukan), serta wawancara. Detail tahapan akan diinformasikan oleh tim HR.

Apakah pengalaman di bidang lain bisa dipertimbangkan?

Bisa, selama memiliki pengalaman administrasi, pengelolaan data, atau koordinasi vendor yang relevan dan dapat ditunjukkan melalui contoh pekerjaan.

Bagaimana sistem jam kerja?

Jam kerja mengikuti kebijakan pabrik di Cikarang. Lembur dapat terjadi bila ada kebutuhan operasional yang mendesak.

Apakah ada pelatihan untuk ERP atau Excel?

Perusahaan menyediakan pelatihan internal sesuai kebutuhan kerja, termasuk penggunaan ERP dan peningkatan kemampuan Excel.

Di mana lokasi kerja?

Lokasi kerja di area Cikarang, dekat kawasan industri, sehingga akses transportasi umum maupun pribadi relatif mudah.